Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Medemblik houdende regels omtrent de taak en de bevoegdheden van de griffier (Instructie voor de griffier van de gemeente Medemblik 2021)
Artikel 2. Agenda vergaderingen
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen
Artikel 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen
De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.
Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Artikel 1. Algemene ondersteuning
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.
Artikel 2. Agenda vergaderingen
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium (zie verder de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Ook bij het vaststellen van de bestuurlijke termijnagenda en het vergaderschema biedt de griffier ondersteuning.
Artikelen 3. Voorbereidingen en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning.
Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 5. Ondersteuning presidium
Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
Artikel 6. Organisatie griffie
Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.
