Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  doelmatigheid: de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen;

• •

  doeltreffendheid: de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

• 1.

  Burgemeester en wethouders verrichten jaarlijks onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering van gemeentelijke taken/beleid, organisatie en dienstverlening.

• 2.

  Het college voert jaarlijks minimaal één onderzoek uit die concreet betrekking heeft op de doeltreffendheid en doelmatigheid van haar eigen gemeentelijke taken/beleid, organisatie en dienstverlening.

Artikel 3. Voorgenomen onderzoeken

• 1.

  Burgemeester en wethouders kondigen jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting de voorgenomen onderzoeken aan naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

• 2.

  Per onderzoek wordt daarbij het volgende aangegeven:

• a.

  het onderzoeksobject;

• b.

  de reikwijdte van het onderzoek;

• c.

  de onderzoeksmethode;

• d.

  de doorlooptijd van het onderzoek;

• e.

  de wijze van uitvoering van het onderzoek;

• f.

  het budget in de begroting voor het te verrichten onderzoek.

• 3.

  Burgemeester en wethouders kunnen de voorgenomen onderzoeken tussentijds wijzigen indien de actualiteit of politieke gevoeligheid daarom vraagt. Het college informeert de raad in dat geval actief over de (voorgenomen) wijziging en de wijze waarop het college rapporteert over de onderzoeksresultaten.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

• 1.

  Burgemeester en wethouders rapporteren in de begroting en jaarstukken – via de paragraaf bedrijfsvoering – over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5. Verslag en plan van verbetering

• 1.

  De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een onderzoeksrapport of verslag. Het rapport/verslag bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering.

• 2.

  Op basis van het onderzoeksrapport of verslag stellen burgemeester en wethouders indien nodig een plan van verbetering op.

• 3.

  Het onderzoeksrapport/verslag en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

• 4.

  Burgemeester en wethouders nemen op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6. Intrekking oude regeling

De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de Gemeente Hoorn (2004) wordt ingetrokken.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1-1-2024.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Hoorn 2024”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering

Hoorn, 17 oktober 2023

de griffier,                                     de voorzitter,

Bekendmaking:

• •

  door opname in het Gemeenteblad

• •

  publicatie via Overheid.nl

Toelichting

Algemeen

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Ook dienen burgemeester en wethouders periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet.

Burgemeester en wethouders zijn verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a van de Gemeentewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. De raad bepaalt de regels waaraan burgemeester en wethouders op hoofdlijnen moeten voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt.

Relatie met lokale rekenkamer

De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur geschieden primair door de raad en burgemeester en wethouders zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a, derde lid, van de Gemeentewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van burgemeester en wethouders. Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2.
Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 worden burgemeester en wethouders opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde gemeentelijke taken/beleid, organisatie en dienstverlening. De raad stelt vast met welke frequentie deze onderzoeken van burgemeester en wethouders minimaal moeten plaatsvinden. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijk beleid en beheer van gemeentelijke middelen. Omdat de uitvoering wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie, richten deze onderzoeken zich enerzijds op de organisatie-eenheden van de gemeente en anderzijds op de gemeentelijke taken en doelmatigheid in de procesgang. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan programma’s of paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Voorgenomen onderzoeken

Eerste lid

Burgemeester en wethouders kondigen in de paragraaf bedrijfsvoering de voorgenomen onderzoeken aan voor het eerstvolgende begrotingsjaar. Per onderzoek wordt een toelichting opgenomen. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen.

De voorgenomen onderzoeken worden als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting aangeboden aan de raad. Deze worden daarmee als zodanig ook door de raad vastgesteld als onderdeel van de begroting.

Tweede lid

In het tweede lid is aangegeven wat in ieder geval moet worden opgenomen per voorgenomen onderzoek.

Tweede lid, onder a

Het onderzoeksobject wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

Tweede lid, onder b

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad en burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven.

Tweede lid, onder c

Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethode per onderzoek wordt gebruikt. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma’s, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere ‘zachtere’ meetmethoden. Naast de vraag of de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking.

Tweede lid, onder d

Er wordt een inschatting van de duur van het onderzoek gegeven, eventueel onderverdeeld in fasen.

Tweede lid, onder e

Onderzoeken kunnen in opdracht van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd door de ambtelijke organisatie (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek zelf mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering daarentegen moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Tweede lid, onder f

Tot slot wordt jaarlijks vooraf het budget in de begroting bepaald voor het in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoek.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

De paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5. Verslag en plan van verbetering

Eerste lid

Met de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in verslagen voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet. De verslagen dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat sluit echter niet uit dat de raad, als hij dat wenst, de verslagen ontvangt zodra ze zijn vastgesteld, of dat deze ter inzage worden gelegd bij de griffie.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van het verslag.

Tweede lid

Bedrijfsvoering is een zaak van burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders bepalen dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is een plan van verbetering op te stellen. Het plan wordt – indien van toepassing – opgesteld door burgemeester en wethouders.

Derde lid

Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Vierde lid

Tot slot volgt dat een plan van verbetering moet leiden tot actie. Het zijn burgemeester en wethouders die de organisatorische maatregelen nemen tot verbetering.