Beleidsregels Inkoop en aanbesteden
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik besluit,
- •
- •
- •
- •
- •
- •
gestreefd wordt naar een optimale aanwending van (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken, waarbij onder optimaal wordt verstaan dat de prijs en de kwaliteit van onze inkopen in de juiste verhouding tot elkaar staan en dat zoveel mogelijk maatschappelijke waarde wordt gecreëerd;
- •
- •
- •
Artikel 1 Algemene beginselen bij inkoop en aanbesteden
1.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Wij nemen bij onze inkopen de volgende beginselen in acht:
Hierbij nemen we onze (inkoop)beslissingen op basis van objectieve criteria en kunnen wij onze keuzes op grond van die criteria motiveren.
1.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Omdat wij naast aanbesteder ook bestuursorgaan zijn, nemen we bij onze inkopen ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel, het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.
Bij onze inkopen nemen we een passende mate van openbaarheid in acht. De publicatie van nationale en Europese aanbestedingen doen we via TenderNed. Onderhandse aanbestedingen publiceren we via TenderNed, tenzij dat niet past bij het karakter en de omvang van de opdracht.
Artikel 3 Opdrachtverstrekking bij raamovereenkomsten
Als een raamovereenkomst is afgesloten, wordt altijd eerst uitvraag gedaan bij de partijen die vallen onder deze raamovereenkomst. Indien deze partij(en) niet kan (kunnen) leveren en vervolgens een meervoudig onderhandse aanbesteding de voorgeschreven inkoopprocedure zou zijn, dan beschouwen we dit als dezelfde situatie als wanneer een aanbesteding is mislukt en de mogelijkheid ontstaat van een onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) aankondiging. In deze situatie is het mogelijk de opdracht rechtstreeks aan een door ons geselecteerde partij te verstrekken.
Artikel 4 Bepalen van de inkoopprocedure en drempelbedragen
Wij passen – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – in beginsel bij de onderstaande opdrachtwaardes de volgende procedures toe.
* Bij inkoop van leveringen en diensten met een opdrachtwaarde tot € 100.000 volstaat een offerte uitvraag bij – ten minste – twee ondernemingen. Dit gezien de relatief beperkte opdrachtwaarde en het uitgangspunt de administratieve lasten voor zowel de gemeente als de betrokken ondernemingen te verlichten.
Artikel 5 Afwijkende inkoopprocedure
Als er gegronde redenen zijn om ten aanzien van het bepalen van de inkoopprocedure een andere keuze te maken dan voorgeschreven op grond van de Aanbestedingswet, het inkoopbeleid en deze beleidsregels, neemt het college hierover een besluit. Dit gebeurt aan de hand van een deugdelijk gemotiveerd voorstel dat vooraf is afgestemd met, en voorzien van een advies van, de inkoopadviseur.
Met een inkoopstrategie vertalen we abstracte (inkoop)doelstellingen en/of een functionele inkoopbehoefte naar een concreet plan van aanpak. Een inkoopstrategie heeft qua inhoud en opzet veel weg van een projectplan, dat we kennen vanuit het projectmatig werken.
In een inkoopstrategie wordt de scope van de opdracht bepaald, worden de wettelijke, beleids- en budgettaire kaders beschreven, risico’s geïnventariseerd, de stakeholders in kaart gebracht, de gewenste resultaten beschreven, de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld en een planning vastgelegd waarbinnen deze gerealiseerd moeten zijn. Ook wordt in de inkoopstrategie bepaald hoe we invulling geven aan MVOI (zie artikel 8).
Bij Europese aanbestedingen wordt de inkoopstrategie ter vaststelling aan het college voorgelegd. Deze verplichting geldt niet voor diensten met een repeterend karakter die periodiek – bijvoorbeeld eens in de vier jaar – worden aanbesteed en waarbij de huidige cq. door het college vastgestelde inkoopstrategie niet fundamenteel wijzigt.
Artikel 7 Onderhandse aanbestedingen en het MKB
We houden rekening met de lokale economie en het lokale midden- en kleinbedrijf (MKB)1 binnen de mogelijkheden die de wet ons daarvoor biedt.
Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding nodigen we, indien aanwezig en geschikt, een onderneming uit de gemeente uit, of bij het ontbreken daarvan een onderneming uit de regio. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen nodigen we tenminste twee ondernemingen uit de gemeente uit, voor zover aanwezig en geschikt. Bij het ontbreken van lokale ondernemingen nodigen we tenminste twee ondernemingen uit de regio uit, voor zover aanwezig en geschikt.
Artikel 8 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)
We hebben als Opdrachtgever een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. MVOI betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor MVOI leggen we in de voorbereiding, door vroegtijdig deze aspecten te betrekken. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van sociale, ecologische en economische aspecten en hoe deze vertaald worden in MVOI.
We hanteren het pas-toe-of-leg-uit beginsel bij MVOI. Dat betekent dat we in beginsel altijd MVOI-criteria opnemen in onze aanbestedingen, tenzij dit niet proportioneel is.
Binnen MVOI maken we onderscheid in Internationale Sociale Voorwaarden, Social Return On Investment, klimaatbewust inkopen, biobased inkopen en circulair inkopen.
8.1 Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)
Door toepassing van ISV kunnen ondernemingen worden uitgesloten, als opdrachten onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen.
We letten nauw op inkopen waarvan bekend is dat de producten niet duurzaam en integer worden geproduceerd. Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemingen zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Om dit te bewerkstelligen kunnen we in de offerteaanvraag ISV opnemen als uitvoeringseis. Ook kunnen we, door het toepassen van uitsluitingsgronden, niet-integere ondernemingen tijdens de aanbesteding weren.
8.2 Social Return On Investment (SROI)
SROI is het maken van afspraken over de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Na gunning is het aan de opdrachtnemer om uitvoering te geven aan deze verplichting en aan te tonen dat zij hieraan voldoet. Opdrachtnemers kunnen voor ondersteuning contact opnemen met de coördinator SROI van het WerkgeversServicepunt Noord-Holland Noord (WSPNHN). Voor West-Friesland valt de coördinator onder WerkSaam.
Wij onderschrijven het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Wij willen stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemingen aangespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een CO2-arme economie wordt ondersteund. Wij streven ernaar daar waar mogelijk en passend (proportioneel) biobased producten in te kopen.
Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om hergebruik van producten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Wij kunnen bij inkopen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie eisen. Het stimuleren van een circulaire economie is gericht op ondernemingen, gemeenten en (kennis)organisaties. Dat doen we samen met het samenwerkingsverband Circulair Westfriesland.
Bij iedere offerteaanvraag worden onze inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard (en meegezonden), tenzij het vanuit het uitgangspunt proportionaliteit beter is om andere inkoopvoorwaarden toe te passen. Standaard passen we de volgende inkoopvoorwaarden toe:
- –
- –
- –
Artikel 10 Afstemming met de inkoopadviseur
Inkopen boven de € 10.000 worden altijd – vooraf – afgestemd met de inkoopadviseur. ICT-gerelateerde inkopen (hard- en software) worden afgestemd met de inkoopadviseur ongeacht de waarde van de inkoop.
Artikel 11 Samenwerking in de regio
Binnen de regio Noord-Holland Noord trekken we op inkoopgebied samen op. Hiermee bevorderen we uniformiteit in de wijze waarop we inkopen en creëren we lastenverlichting voor onze lokale en regionale ondernemingen. Er is periodiek regionaal overleg. Daarnaast stellen we in gezamenlijkheid formats voor onze aanbestedingstukken op. We beschikken over:
- –
- –
- –
We voorzien in een klachtenregeling ter uitvoering van de Klachtenafhandeling bij Aanbesteden als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012. De klachtenregeling wordt opgenomen in het aanbestedingsdocument van iedere Europese aanbesteding, nationale aanbesteding en meervoudig onderhandse aanbesteding. De klachtenregeling omvat de inrichting van een klachtenmeldpunt en klachtprocedure op basis waarvan klachten van ondernemingen over een aanbesteding in behandeling worden genomen. Misverstanden, onbedoelde fouten en disproportionele eisen of andersoortige criteria in de aanbesteding kunnen hierdoor op onafhankelijke en deskundige wijze worden opgelost.
Artikel 13 Registratie en dossiervorming
De inkopende collega maakt bij elke voorgenomen inkoop een zaakdossier (“inkoop produkten/diensten”) aan en registreert hierin alle relevante documenten, conform de afgesproken werkwijze van zaakgericht werken. De na de gunning afgesloten overeenkomst wordt geregistreerd in het contractenregister.
