- 1.
- 2.
Het mandaat omvat naast het nemen van bestuursrechtelijk en privaatrechtelijke besluiten, het verrichten van rechtshandelingen en de vertegenwoordiging in- en buiten rechte, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals in ieder geval:
- a)
- b)
- c)
- d)
- e)
- 3.
Artikel 3 Mandaat gemeentesecretaris en directeur
- 1.
- 2.
De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 4 Mandaat strategisch managers
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Een strategisch manager is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.
Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van machtiging.
Artikel 11 Mandaat aan externen
Het verlenen van mandaat als bedoeld in artikel 10:4 Awb blijft voorbehouden aan het bevoegd bestuursorgaan.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik, gehouden op 24 januari 2023.
De secretaris,
A. Griekspoor
De burgemeester,
D.D. Straat
Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Medemblik op 24 januari 2023
De burgemeester,
D.D. Straat
Bijlage 1 voorbehouden aan het college van B&W of de burgemeester
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, derde lid van het Mandaatbesluit Medemblik blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Het vaststellen van ontwerp bestemmingsplannen, wijzigings- of uitwerkingsplannen, met dien verstande dat de wethouder, belast met de portefeuille ruimtelijke ordening, bevoegd is tot besluiten tot vaststelling van het voorontwerp, het nemen van het besluit over noodzaak MER, het starten van overleg en inspraak, het toesturen van de betreffende informatienota aan de raad, het vaststellen van de reactienota “Inspraak en overleg”, het starten van de vaststellingsprocedure door het vaststellen en ter inzage leggen van het ontwerp en het toesturen van de betreffende informatienota aan de raad.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) beroep aan te tekenen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke procedures, met dien verstande dat de senior beleidsmedewerker belastingen bevoegd is beroep in cassatie in te stellen in procedures m.b.t. gemeentelijke belastingen.
- 10.
Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van door het college dan wel de burgemeester vastgesteld beleid of waarbij gebruik wordt gemaakt van de uitzonderingsbepaling/hardheidsclausule in gemeentelijke verordeningen. Vorenstaande geldt niet voor het toepassen van de hardheidsclausule op grond van artikel 63 Algemene wet rijksbelastingen en het geheel of gedeeltelijk kwijtschelden van de bestuurlijke boete op grond van artikel 66 Algemene wet rijksbelastingen.
- 11.
- 12.
- 13.
- 14.
- 15.
- 1.
- 1.
- 2.
- 3.
Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 1.
- 2.
- 3.
Bijlage 2 voorbehouden aan de gemeentesecretaris
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, tweede lid van het Mandaatbesluit 2023 Medemblik blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
- 1.
Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Bijlage 3 voorbehouden aan een strategisch manager
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 5, tweede lid van het Mandaatbesluit 2023 Medemblik blijven voorbehouden aan een strategisch manager.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
- 1.
Overige privaatrechtelijke handelingen
- 1.
- 2.
- 3.
Bijlage 4 voorbehouden aan een teamleider
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 5, derde lid van het Mandaatbesluit 2023 Medemblik blijven voorbehouden aan een teamleider.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
- 1.
Overige privaatrechtelijke handelingen
- 1.
Alle personeelsaangelegenheden (incl. aanstelling) met betrekking tot medewerkers van de betreffende afdeling (voor zover niet opgenomen in bijlage 1, 2 en 3).
Mandaat Teamleider is voor de medewerkers in het team
Mandaat Teamleider = Mandaat Strategisch Manager v.w.b. de arbeidsvoorwaarden van teamleiders.
- 2.
- 3.
- 4.
Toelichting op het Mandaatbesluit Medemblik
Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Medemblik. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de medewerker die het besluit feitelijk heeft genomen.
In deze mandaatregeling worden publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om beslissingen te nemen en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb). Volmacht om de gemeente in en buiten rechte te vertegenwoordigen (zie artikel 171 Gemeentewet) wordt afzonderlijk door de burgemeester verstrekt.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen.
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit. In artikel 10:11 Awb wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt niet of nauwelijks gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd. Gebruikelijk is om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.
Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel “verouderen” en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, en er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de traditionele methodiek niet goed bij de uitgangspunten van integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op medewerkerniveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden (zie bijlagen). Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.
Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State “voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk” werd gekwalificeerd, “waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden”. Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3 1e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriftenen dergelijke.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen verlangd van de betrokken medewerker. Als (na terugkoppeling) het bestuursorgaan aangeeft zelf te willen beslissen, wordt van het mandaat geen gebruik gemaakt.
Hier wordt bepaald dat waar de term mandaat wordt gebruikt het in voorkomende gevallen ook betrekking heeft op de machtiging en de volmacht.
Verder wordt hier aangegeven wat het mandaat in ieder geval inhoudt. De omschrijving is ruim van opzet. Dit geeft ook de bedoeling weer van dit mandaatbesluit om zoveel mogelijk bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie onder te brengen.
In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris en directeur. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester “via” de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Een dergelijk besluit zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden genoemd onder A lid 1 en B1 lid 1 en lid 2 zijn ook gemandateerd aan de directeur. De overig genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.
Lid 4: De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.
Lid 5: Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen.
Artikel 4 Mandaat strategisch manager
Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk “via” hem aan de strategisch managers gemandateerd.
De in bijlagen 2 en 3 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van een strategisch manager en lager. Omdat de secretaris leiding geeft aan de strategisch manager wordt een aantal bevoegdheden voorbehouden aan de secretaris en directeur.
In een aantal artikelen van de Gemeentewet (bijvoorbeeld 103, 104, 59a) wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheid die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.
In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende strategisch managers. Het mandaat van een strategisch manager geldt voor die aangelegenheden waar hij als strategisch manager voor verantwoordelijk is.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval de secretaris en de strategisch manager) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in artikel 2 tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris en de strategisch managerbeslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Een dergelijk besluit zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
Artikel 5 Mandaat medewerkers en teamleiders
Bevoegdheden van de strategisch manager worden gemandateerd aan de medewerkers en de teamleiders met die uitzondering dat de bevoegdheden zoals genoemd in in bijlage 3 voorbehouden blijven aan de strategisch manager en de bevoegdheden zoals genoemd in bijlage 4 voorbehouden blijft aan de teamleider en dus niet verder doorgemandateerd mogen worden aan medewerkers.
Medewerkers maken slechts gebruik van het aan hen verleende mandaat ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van de betreffende medewerker.
Artikel 6 Algemene uitzondering van mandaat
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, etc. in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.
Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.
Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 5 (algemene uitzonderingen).
Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd.
In grote lijnen betekent dat in de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de aangelegenheid te bespreken met een bestuurder, alvorens gebruik te maken van het mandaat. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken medewerker mag worden verwacht dat deze dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan.
Als de mandaatgever na terugkoppeling heeft aangegeven zelf te willen beslissen, maakt de mandaathouder geen gebruik van zijn mandaat.
In artikel 10:11 Awb wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt niet of nauwelijks gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.
Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen.
Artikel 9 Vervanging wethouder
in lid 1 tot en met 3 wordt de onderlinge vervanging van functionarissen geregeld. Dat gebeurt op basis van horizontale vervanging. Functionarissen van gelijk niveau kunnen elkaar vervangen.
Indien de gemeentesecretaris afwezig is, dan wordt deze vervangen door de door het college aangewezen functionaris.
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijke handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Artikel 11 Mandaat aan externen
Het verlenen van mandaat aan personen, niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college en burgemeester, blijft voorbehouden aan het verantwoordelijk bestuursorgaan.
Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door het taakveld Juridische Zaken van de afdeling Bedrijfsvoering. De kern van de procedure is dat de afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. Het taakveld Juridische Zaken is verantwoordelijk voor een goede verwerking in het mandaatbesluit.
