Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• a.

  archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel vanuit andere hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4.

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of ingevolge de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• b.

  archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

• c.

  archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• d.

  beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• e.

  beheerder: het afdelingshoofd Ondersteuning;

• f.

  beheereenheid: het deel van de organisatie dat door een afdelingshoofd wordt aangestuurd (Publiekszaken, Zorg en Welzijn, Ruimte en Ondernemen, Realisatie en Beheer, Ondersteuning);

• g.

  afdelingshoofd: functionaris in de organisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van werkprocessen en de archiefbescheiden die daarbij worden opgemaakt en ontvangen;

• h.

  conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• i.

  informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• j.

  kwaliteitssysteem: zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• k.

  migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• l.

  overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• m.

  selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• n.

  Strategisch Informatie Overleg (SIO): een periodiek overleg met o.a. de archivaris waarbij vanuit de verschillende verantwoordelijkheden voor het beheer in de informatieketen, de samenhang voor het Informatiebeheer met de gemeente wordt voorbereidt (toekomstig beheer van de informatie van de gemeente Opmeer is bij het Westfries Archief) ;

• o.

  vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in art. 7 van de Archiefwet 1995, en vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege;

• p.

  e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Artikel 3. Taken beheerder, beheereenheid en afdelingshoofd

• 1.

  De beheerder, het afdelingshoofd en de beheereenheid zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van een door de organisatie gehanteerd kwaliteitssysteem Informatiebeheer.

• 2.

  De beheereenheid voor het Informatiebeheer stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris (de directeur van het Westfries Archief), welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris

• 1.

  Het Strategisch Informatieoverleg, met daarin minimaal de vertegenwoordiging van het afdelingshoofd Ondersteuning of de gemeentesecretaris of adjunct-secretaris van de gemeente Opmeer en de directeur/ archivaris van het Westfries Archief, geeft in ieder geval advies over:

  • a.

    vervreemding van archiefbescheiden;

  • b.

    uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

• 2.

  De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders en/of het afdelingshoofd Ondersteuning of de gemeentesecretaris/ adjunct-secretaris in ieder geval advies over:

  • a.

    overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

  • b.

    vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • c.

    overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

  • d.

    beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • e.

    duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

  • f.

    de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de gemeente aan een andere beheerder (overheidsorgaan) of andersom, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de (gewijzigde) archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b.

  van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt (college);

• c.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon aan wie die taken worden overgedragen, en

• e.

  afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon aan wie die taken worden overgedragen.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a.

  de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats van het Westfries Archief aan de Blauwe Berg 5 C in Hoorn,

• b.

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c.

  het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d.

  het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e.

  het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties;

• g.

  het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.

Artikel 7. Intrekking oud besluit Informatiebeheer

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Opmeer 2016 wordt ingetrokken.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze beheerregeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Opmeer 2023.