Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Medemblik Opmeer
Hoofdstuk 1 Inleidende en algemene bepaling
Deze regeling is aangegaan om gezamenlijk de wettelijke opdracht tot het instellen van een rekenkamer op een effectieve en efficiënte wijze vorm en inhoud te geven.
- 1.
- 2.
- 3.
Voordat de rekenkamer conclusies trekt en aanbevelingen doet, zendt hij het verslag van bevindingen voor ambtelijk wederhoor aan de ambtelijke organisatie van de betreffende gemeente en eventuele andere bij het onderzoeksonderwerp betrokken partijen. De ambtelijke organisatie antwoordt de rekenkamer binnen drie weken. Indien de ambtelijke organisatie feitelijke onjuistheden of onvolledigheden constateert, stelt zij onderbouwde verbeteringen voor.
- 4.
Voor publicatie van het onderzoeksrapport geeft de rekenkamer het college van de betreffende gemeente de gelegenheid te reageren op de conclusies en aanbevelingen. Het betreffende college antwoordt de rekenkamer binnen drie weken. De rekenkamer publiceert de collegereactie integraal als bijlage bij het onderzoeksrapport.
Artikel 9 Monitoring aanbevelingen
- 1.
De griffie verstrekt de raad jaarlijks voor 1 april een overzicht van de aan de raad gedane voorstellen van de rekenkamer over de afgelopen vijf jaar welke door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.
- 2.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Indien aan het einde van het jaar een deel van het door de gemeenteraden beschikbaar gestelde jaarbudget resteert, kan de rekenkamer maximaal vijftien procent van het begrote jaarbudget overhevelen naar het nieuwe jaar. Het eventuele restant vloeit naar rato terug naar de algemene reserve van de deelnemende gemeenten.
Hoofdstuk 6 Benoeming en rechtspositie
Artikel 15 Verklaring en belofte
De leden van de rekenkamer leggen in de vergadering van de gemeenteraad van Medemblik de eed (verklaring en belofte) af als bedoeld in artikel 81g van de Gemeentewet.
Artikel 16 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
- 2.
De voorzitter kan in afwijking van het eerste lid het college van Burgemeester en wethouders van de penvoerende gemeente verzoeken op voordracht van de rekenkamer een ambtelijk secretaris aan te wijzen. Het college van Burgemeester en wethouders van de penvoerende gemeente geven gehoor aan dit verzoek. De kosten van een door het college aangewezen secretaris komen ten laste van het rekenkamerbudget.
- 3.
De voorzitter kan in afwijking van het eerste en tweede lid de gemeenteraad van de penvoerende gemeente verzoeken op voordracht van de rekenkamer een ambtelijk secretaris aan te wijzen die onderdeel uitmaakt van de griffie van de penvoerende gemeente. De gemeenteraad van de penvoerende gemeente geeft gehoor aan dit verzoek. De kosten van een door de gemeenteraad aangewezen secretaris komen ten laste van het rekenkamerbudget.
- 4.
- 5.
- 6.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 30 november 2023
De griffier,
De voorzitter,
Toelichting bij Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Medemblik – Opmeer
De Gemeentewet biedt via artikel 81l gemeenten die gebruik willen maken van dezelfde rekenkamer de mogelijkheid om een dergelijke samenwerking vorm te geven in een gemeenschappelijke regeling.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Dit artikel geeft definities. De Gemeentewet schrijft voor dat de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet worden toegepast voor samenwerking via een gemeenschappelijke rekenkamer. Bij de toepassing hiervan is een aantal artikelen van de Wgr buiten werking verklaard.
Artikel 3 Gemeenschappelijke rekenkamer
Er dient een gemeenschappelijk orgaan te worden opgericht door middel van een gemeenschappelijke regeling, omdat dit zo is voorgeschreven in artikel 81l van de Gemeentewet. De Gemeentewet geeft letterlijk aan dat onder andere de artikelen 1 en 8, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen toegepast dienen te worden bij het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer.
De Gemeentewet geeft een regeling voor de decentrale rekenkamer. Deze is met name terug te vinden in hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer). De gemeente mag daar bij verordening niet van afwijken. Om te onderstrepen dat dit ook geldt voor de gemeenschappelijke rekenkamer in een gemeenschappelijke regeling, wordt hiernaar in dit artikel verwezen.
Het gemeenschappelijk orgaan is genaamd Rekenkamer Medemblik – Opmeer maar kan ook worden aangeduid als de Rekenkamer Medemblik of de Rekenkamer Opmeer.
Een gemeenschappelijk orgaan bezit anders dan een openbaar lichaam geen rechtspersoonlijkheid. Het kan dus niet zelfstandig deelnemen aan het maatschappelijk verkeer en bijvoorbeeld geen arbeidsovereenkomsten sluiten. Personeel dat werkt voor een gemeenschappelijk orgaan moet dus altijd in dienst zijn van één of meer van de deelnemende partijen.
Artikel 4 Toetreding en uittreding
Bij toetreding van een gemeente zorgen alle deelnemers ervoor dat er zo spoedig mogelijk een gelijkluidend besluit wordt genomen door de raden.
Omdat uittreding tot krimp van de personeelsbezetting kan leiden en ook andere kosten, kunnen de deelnemende gemeenten bepalen dat er kosten zijn verbonden aan de uittreding.
Artikel 5 Wijziging en opheffing
Ook indien deze regeling dient te worden gewijzigd, zorgen de deelnemers ervoor dat dit op zo spoedig mogelijke termijn gebeurt. Verzoeken voor wijzigingen worden aan de raadsgriffie van de gemeente Medemblik toegezonden in verband met de coördinatie van de besluitvorming.
Volgens artikel 9 lid 1 van de Wgr dienen bij een regeling oor onbepaalde tijd bepalingen te worden opgenomen over wijziging, opheffing, toetreding en de gevolgen van uittreding. Hierin is met dit artikel voorzien. Aangezien het een gemeenschappelijk orgaan betreft en geen rechtspersoonlijkheid bezit, hoeven geen afspraken te worden opgenomen over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon.
De rekenkamer dient jaarlijks een jaarplan en jaarverslag voor te leggen aan de raden. In het jaarplan wordt beschreven welke onderzoekwerkzaamheden de rekenkamer gepland heeft voor het komende jaar. Daarbij wordt een groslijst aangeleverd met mogelijke onderzoeksonderwerpen en de wijze waarop de onderzoeken geselecteerd worden (selectiecriteria). In het jaarverslag beschrijft de rekenkamer welke onderzoekwerkzaamheden zij hebben verricht in het voorgaande jaar en welke rapporten zij hebben opgeleverd.
In de begroting wordt beschreven welke inkomsten en uitgaven de rekenkamer verwacht voor het aankomende jaar. In de jaarrekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het voorgaande jaar. Het jaarplan en de begroting kunnen in één document worden opgeleverd, maar enkel over de begroting dienen de raden een zienswijze af te geven. Het jaarverslag en de jaarrekening kunnen eveneens in één document worden aangeleverd. De raden geven geen zienswijze af op de jaarrekening.
Dit artikel regelt onder meer de reactietermijnen voor ambtelijk (of: feitelijk) en bestuurlijk wederhoor. De ambtelijke reactie wordt niet opgenomen in het onderzoeksrapport, omdat die slechts is bedoeld om eventuele feitelijke onjuistheden of onvolledigheden in het verslag van bevindingen te verbeteren. De bestuurlijke reactie daarentegen wordt integraal als bijlage opgenomen in het onderzoeksrapport omdat deze reactie een politiek-bestuurlijk oordeel bevat en eventueel een aanzet geeft voor de wijze waarop het college denkt met aanbevelingen om te gaan.
Artikel 9 Monitoring aanbevelingen
Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Niet alle voorstellen, of meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.
Artikel 10 Overleg en klankbordgroep
Om een goede communicatie tussen de rekenkamer en de raden te bevorderen wordt tenminste jaarlijks overleg gevoerd tussen de rekenkamer en de raden.
Het overleg heeft onder andere de volgende functies: het adviseren over de ontwerpbegroting alvorens deze voor zienswijze aan de raden wordt voorgelegd, het bespreken van de jaarrekening alvorens deze wordt vastgesteld en het bespreken van andere belangrijke bedrijfsvoerings- beslissingen.
De raden kunnen daarnaast een klankbordgroep (of ‘begeleidingscommissie’, of andere benaming) instellen die fungeert als het aanspreekpunt voor de rekenkamer. De raden kunnen zelf het aantal leden en de taken van de klankbordgroep bepalen, maar is niet verplicht een klankbordgroep in te stellen. Zij kunnen het bijvoorbeeld ook aan de rekenkamer overlaten.
De klankbordgroep wordt niet betrokken bij:
- •
- •
- •
Ook hebben de leden van de klankbordgroep geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.
Volgens artikel 34 van de Wgr wordt de begroting door het gemeenschappelijk orgaan vastgesteld. Dat is de rekenkamer. Met het vaststellen van de begroting wordt niet de hoogte van de bijdrage van de deelnemers aan de regeling vastgesteld. Met andere woorden: de begroting wordt vastgesteld aan de hand van de door de raden ter beschikking gestelde financiële middelen. De datum in deze bepaling is gebaseerd op artikel 34 Wgr.
Bij het opstellen van een begroting moet de indexering worden geschat. De werkelijke indexering is pas na afloop van een kalenderjaar bekend. Nacalculatie vindt plaats op basis van de cijfers van het CBS (contractuele loonkosten per maand, CAO-sectoren Overheid).
De rekenkamer brengt gedurende het kalenderjaar voorschotbedragen in rekening gebaseerd op het in de begroting toegekende bedrag. Na afloop van een uitvoeringsjaar verantwoordt de rekenkamer zich via de jaarrekening over de uitgevoerde werkzaamheden en de werkelijk gemaakte kosten.
Onderuitputting in enig jaar kan worden gecompenseerd in volgende jaren. Reservevorming is dus mogelijk en ook wenselijk. In overleg met de accountant en een vertegenwoordiging van de raden en op basis van een inventarisatie van mogelijke extra incidentele kosten, worden een streefomvang en een maximum van de algemene reserve afgesproken.
Reservevorming betekent niet dat de rekenkamer een eigen vermogen heeft. Het geld is en blijft van de deelnemende gemeenten. Na verloop van deze periode maakt de rekenkamer een voorstel voor de eindafrekening. Daarbij wordt aandacht besteed aan een gewenste startreserve voor de nieuwe periode en de financiële compensatie voor gemeenten waarvoor de onderzoeksinspanning over de hele periode bezien achter is gebleven.
Artikel 12 Bijdragen deelnemende gemeenten
De raad moet de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stellen voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden (artikel 81j van de Gemeentewet). Dit omvat de totale kosten van de rekenkamer en alle overige kosten voor de uitvoering van de taken.
Het budget in het tweede lid sluit met € 1,33 aan bij het advies van het ministerie en de NVRR. Het budget van de rekenkamer wordt hierdoor met een derde verhoogd ten opzichte van de oude verordening. Bovendien bevat het tweede lid een automatische indexering.
Het budget van de rekenkamer is gedurende een reeks van jaren één euro per inwoner geweest. In die periode is wel de vergoeding voor de leden aangepast en zijn ook de bedragen voor externe onderzoeksbureaus als gevolg van de inflatie gestegen. De mogelijkheden voor de rekenkamer om goed onderzoek te doen of te laten doen zijn daardoor elk jaar kleiner geworden. Door een hoger bedrag in deze regeling op te nemen en te kiezen voor automatische indexering voorkomen de gemeenteraden dat deze situatie zich opnieuw gaat voordoen.
Zie toelichting artikel 11. Hetzelfde geldt voor de jaarrekening. Ook hiervoor wordt verwezen naar artikel 34 van de Wgr
Artikel 14 Leden, voorzitter en (her)benoeming
De gemeenteraad moet volgens de wet bepalen hoeveel leden de rekenkamer telt. In overeenkomst met de oude verordening bepaalt de gemeenteraad dat de rekenkamer bestaat uit drie leden. De gemeenteraad benoemt de voorzitter in functie.
De leden van de rekenkamer worden door de raad benoemd en kunnen door de raad ook worden herbenoemd (artikel 81c, eerste en vierde lid, van de Gemeentewet). De benoemingstermijn is wettelijk op zes jaar vastgesteld. Een te korte benoemingsperiode kan de onafhankelijkheid in gevaar brengen, omdat de vraag ‘word ik wel herbenoemd’ dan al te snel weer wordt gevoeld. Voordeel van deze termijn is ook dat over benoeming en herbenoeming in het gewone geval steeds door twee verschillend samengestelde raden wordt beslist. Voorts draagt het feit dat benoeming plaatsvindt na overleg met de rekenkamer ertoe bij dat de leden primair op grond van deskundigheid worden benoemd (artikel 81c, vijfde lid). In de praktijk zal na verloop van tijd door tussentijds aftreden vanzelf de situatie ontstaan dat niet steeds de gehele rekenkamer opnieuw moet worden benoemd. Dit komt de continuïteit en de onafhankelijkheid van de rekenkamer ten goede. Zie Kamerstukken 27 751, nr. 3, p. 68.
Na afloop van de wettelijke periode kan het lid van de rekenkamer maximaal één keer worden herbenoemd voor een nieuwe periode. De raden herbenoemen het lid van de rekenkamer op voordracht van de klankbordgroep door een gelijkluidend besluit.
Artikel 15 Verklaring en belofte
Alvorens hun functie uit te oefenen dienen leden van de rekenkamer op grond van artikel 81g van de Gemeentewet een eed af te leggen in de vergadering van de raad. Nu de gemeente Medemblik penvoerende gemeente is, is ervoor gekozen de eed ook in de raad van de gemeente Medemblik te laten afleggen.
Artikel 16 Ambtelijke ondersteuning
Dit artikel voorziet in het benoemen van een secretaris.
In de Gemeentewet is geregeld dat het college van Burgemeester en wethouders op voordracht van de voorzitter of het enige lid van de rekenkamer besluit tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten met zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden (artikel 81j, tweede lid). De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, verrichten niet tevens werkzaamheden voor een ander orgaan van de gemeente.
Daarnaast kan de gemeenteraad op voordracht van de voorzitter van de rekenkamer, een ambtelijke secretaris aanwijzen die onderdeel uitmaakt van de griffie.
Vanwege de onafhankelijke positie van de rekenkamer zijn de ambtenaren voor werkzaamheden voor de rekenkamer uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer (artikel 81j, vierde lid).
In de huidige praktijk werkt de rekenkamer met een ingehuurde secretaris-onderzoeker. In het eerste lid van dit artikel besluit de gemeenteraden dat dat opnieuw de standaard praktijk zal zijn. De mogelijkheid blijft door het tweede en derde lid echter bestaan dat de rekenkamer via het college van Burgemeester en Wethouders respectievelijk de gemeenteraad van de penvoerende gemeente een ambtenaar aanstelt.
Artikel 81o Gemeentewet bepaalt dat de vergoeding die de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen en de tegemoetkoming in de kosten die zij ontvangen, in de gemeenschappelijke regeling worden geregeld.
In deze regeling is als basis het bedrag opgenomen dat de leden conform de oude verordening van de rekenkamercommissie in 2023 krijgen. Ook bepaalt de regeling hoe de vergoeding wordt geïndexeerd en wordt aangesloten op de reiskostenvergoeding voor gemeenteraadsleden.
Artikel 18 Inwerkingtreding en evaluatie
De evaluatie waarin lid 2 van dit artikel voorziet betreft enkel het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. In deze evaluatie dient derhalve niet het functioneren van de leden van de rekenkamer dan wel de door de rekenkamer uitgevoerde (onderzoeks)werkzaamheden te worden meegenomen.
